Képzeld el, hogy napi 8 órát dolgozol, mégis alig 2-3 órányi munkát tudsz valójában elvégezni. Vajon miért? Az ok egyszerű: folyamatosan megszakítanak. Kopognak az ajtón, csörög a telefon, csilingelnek az értesítések. Te pedig szétszórt leszel, elveszted a fókuszt. Ez pedig rengeteg idődbe és pénzedbe kerül! Az amerikai gazdaságnak például évente 558 millió dollárjába fáj ez. Neked mennyi lehet a veszteséged? De van megoldás! Kövesd az alábbi 5 lépést, és védd magad a felesleges megzavarások ellen! Így te is tapasztalhatod majd a különbséget a hatékonyságban és produktivitásban!
1. Tervezd meg alaposan a napodat!
Ha előre átgondolod, mik a legfontosabb feladataid az adott napra, kisebb eséllyel zökkentenek ki a lendületedből. Készíts listát a prioritásokról, és tartsd magad hozzá!
Az is segít, ha blokkokra osztod a napod, és az egyes feladatokhoz konkrét időtartamot rendelsz. Így jobban átlátod majd a rendelkezésedre álló időt.
2. Vedd kézbe te az irányítást!
Ne hagyd, hogy mások diktálják a napirendedet! Senki más nem fogja védeni a te idődet. Ez a te feladatod. Te döntöd el, hogy mikor nézed meg az emailjeidet, az instant üzeneteidet stb. Senki (tényleg senki) nem fog kitüntetést adni neked azért, mert rekordidő alatt írtál válasz-emailt.
3. Ne kezdeményezz felesleges megszakításokat!
Mielőtt másokat megzavarnál valamivel, gondold át, tényleg fontos-e. Lehet, hogy megvárhatja a beszélgetés a nap végét is. Így te is kevesebb megzavarásnak leszel kitéve. Ha mégis muszáj megzavarnod valakit, előtte kopogj, vagy kérdezd meg, hogy ráér-e. Ezzel tiszteletet mutatsz mások ideje és munkája iránt, s cserébe elvárhatod ugyanezt.
4. Mondj határozott nemet a felesleges zavarásokra!
Ne érezd úgy, hogy mindenkinek azonnal a rendelkezésére kell állnod! Ha valaki feleslegesen zavar, nyugodtan mondd azt, hogy most nem érsz rá. De légy tapintatos! Megindokolhatod, miért fontos, hogy most befejezd, amin dolgozol. Így nem érzik magukat elutasítva.
5. Kerüld saját magad megzavarását is!
Sokszor mi szakítjuk félbe önmagunkat például azzal, hogy állandóan a telefonunkat bújjuk. Keresd meg, hogyan tudod kordában tartani a külső-belső ingereket és megőrizni a fókuszt. Így leszel igazán produktív és hatékony!
GYAKRAN ISMÉTELT KÉRDÉSEK
- Mi legyen, ha a főnököm szakít félbe állandóan?
Magyarázd el neki tapintatosan, mekkora kárt okoz ez a termelékenységedben. Javasolj megoldásokat, pl. előre egyeztetett időpontok.
- Hogyan tereljem vissza a figyelmem, ha elkalandozik?
Használj figyelemfenntartó technikákat, pl. jegyzetelj a feladatról. Mozogj egy kicsit, igyál vizet. Aztán folytasd tovább.
- Mennyi időt szánjak egy feladatra anélkül, hogy megszakítanám?
Használd a Pomodoro technikát: dolgozz fókuszáltan 20 percig, majd tarts egy 5 perces szünetet.
- Hogyan határozzam meg a napi prioritásokat?
Gondold át az előző nap végén, másnap mi a legfontosabb. Rendelj hozzájuk konkrét időkeretet.
- Milyen módszerekkel csökkenthetem a stresszt a megszakítások miatt?
Légzőgyakorlatok, meditáció, munkaszünetek beiktatása. És fogadd el, hogy nem lehetsz mindig 100%-osan fókuszált.
Sikert és boldogságot:
Lázár Csaba
