Észrevettem, hogy a kolléganőm mereven ül az asztalánál. Gondterheltnek tűnik. Általában pörög, tesz-vesz, aktív és produktív. Most viszont „le van akadva”. Arra gondoltam hirtelen, hogy nincs-e valami baj, rákérdeztem hát, hogy „Minden rendben van? Mi a gond?”. Felócsúdott merengéséből és mint akit álmából ráztak fel, válaszolt, hogy „Jaj, minden rendben… csak sok a dolgom, minden sürgős, minden fontos és azt sem tudom, melyikkel kezdjem”. Mi, vállalkozók is gyakran járunk így: mindent is el akarunk végezni, de végül semmit sem csinálunk… Ez a cikk egy hatékony technikát mutat be, amivel átléphetünk ezen a hatékonysági akadályon.
Mi az az Eisenhower Döntési Mátrix?
Egy négyzet alakú táblázat, ami segít elkülöníteni a sürgős és fontos feladatokat. Ez a mátrix két fő dimenziót használ: egyik a „sürgősség”, a másik a „fontosság”. Az ötlet egyszerű, de zseniális.
Hogyan működik?
A mátrix négy részre oszlik:
Sürgős és fontos: Ezek azok a feladatok, amik azonnali figyelmet igényelnek. Például egy határidős feladat.
Fontos, de nem sürgős: Ide tartoznak a hosszú távú céljaidhoz kapcsolódó feladatok, mint például a tervezés, a hálózatépítés vagy a szakmai fejlődés.
Sürgős, de nem fontos: Ilyenek a zavaró tényezők, mint a közösségi médiából érkező értesítések, a nem várt megbeszélések vagy a legtöbb email.
Se nem sürgős, sem nem fontos: Ezek azok a tevékenységek, amik teljesen hasztalanok, mint a túlzott tévézés vagy a végtelen böngészés az interneten.
Miért működik?
A leghatékonyabb produktivitásnövelő módszer az, ha azt csináljuk, amit kell. Ez a módszer pontosan erre jó, ugyanis tökéletesen beállítja a prioritásokat. Ráébredsz, hogy nem minden sürgős feladat fontos, és nem minden fontos feladat sürgős. Az eredmény? Kevesebb stressz és több idő azokra a tevékenységekre, amik igazán számítanak.
Hogyan használd?
1. Írd le az összes feladatodat
Először is, fogj egy papírt, és írd le az összes feladatodat. Ezáltal kitisztul a fejed, és objektívebben tudsz dönteni.
2. Osztályozd a feladatokat
Döntsd el, hogy melyik feladat hova tartozik a négy kategóriából. Ne aggódj, ha nem azonnal tudsz dönteni, idővel ez könnyebben fog menni.
3. Fogj hozzá
Kezdd azokkal a feladatokkal, amik a Sürgős és fontos kategóriában landoltak. Ezután fókuszálj a Fontos, de nem sürgős tevékenységekre. A Sürgős, de nem fontos feladatokat próbáld delegálni, míg a Se nem sürgős, se nem fontos feladatokat minimalizáld vagy felejtsd el.
4. Légy rugalmas
Az élet nem követi mindig a terveket. Légy rugalmas, és ha szükséges, változtass az elképzeléseiden. Hagyj időt magadnak a váratlan eseményekre.
Az Eisenhower Döntési Mátrix segítségével hatékonyabbá teheted az időgazdálkodásodat, csökkentheted a stresszt és növelheted a produktivitásodat. Próbáld ki és meglátod, mennyire megváltoztatja a munkamódszeredet!
GYAKRAN ISMÉTELT KÉRDÉSEK
- A Fontos és sürgős után miért nem a Sürgős, de nem fontos következik?
A sürgősség azt a hatást keltheti, hogy azonnal foglalkozni kell vele. Azonban ha nem fontos, akkor a mi prioritásainkban előnye van annak, ami fontosabb – ezért kell az ilyen feladatokat delegálni.
- Mit tegyek, ha többnyire Se nem sürgős, se nem fontos „feladatom” van?
Értékeld újra a feladataidat és gondolkozz el azon, hogy miért nincs több fontos feladatod.
Sok sikert:
Lázár Csaba
