Bejössz a munkahelyedre, és máris az asztalodra omlik a feladatok tömege. E-mailek, telefonhívások, meetingek, határidők… A fejed máris lüktetni kezd a stressztől. De mi lenne, ha ehelyett minden simán menne, mint a karikacsapás? Igen, ez lehetséges, méghozzá egyetlen varázsszóval: rendszer!
Mire jó a rendszer?
Olyan egyszerű, mint amikor bekapcsolod a mosogatógépet és az elvégzi helyetted a munkát. Csak ki kell alakítani a megfelelő folyamatokat. De mit is jelent ez pontosan egy vállalkozásban? Milyen rendszerekre van szükséged a fejfájás-mentes élethez? Olvasd el a cikket és megtudod a titkot! Elég a stresszből, itt az ideje, hogy végre te irányítsd a munkád, ne fordítva!
Hogyan legyenek rendszereid?
Létrehozol egy szervezeti felépítést
Világosan meghatározod, ki miért felel és kinek tartozik beszámolási kötelezettséggel. Így mindenki tudja a helyét a cégen belül.
Minden folyamatot leírsz
Rögzíted, pontosan hogyan zajlik egy-egy tevékenység, projekt, feladat a kezdetektől a végéig. Így könnyen betanítható és ellenőrizhető.
Bevezetsz visszajelzési csatornákat
Lehetővé teszed, hogy a dolgozóid jelezzék a felmerülő problémákat, ötleteket. Így folyamatosan javíthatsz a rendszereken.
Automatizálsz és digitalizálsz
Ahol lehet, ott gépesítesz, appokat és szoftvereket használsz. Ez rengeteg időt és energiát megtakarít.
A rendszer hatalma
Ahogy látod, a lényeg, hogy semmi se legyen a véletlen műve. Ha mindent alaposan átgondolsz és szabályozol, a vállalkozásod szinte magától kezd el működni. Persze időnként igazítanod kell a rendszereken, de ez is sokkal könnyebb lesz így. Próbáld ki, és meglátod, hogy a rendszerek ereje csodákra képes!
GYAKRAN ISMÉTELT KÉRDÉSEK
- Honnan tudom, pontosan milyen rendszerekre van szükségem?
Kezdd a szervezeti felépítés és a főbb folyamatok leírásával. Majd a dolgozóid visszajelzései alapján azonosítsd a hiányosságokat, amiket rendszerezned kell.
- Mennyi időt vehet igénybe a rendszerek kiépítése?
Az elején több energiát igényel, de később sok időt takarít meg. Érdemes fokozatosan, a legfontosabb területekkel kezdeni.
- Hogyan ösztönözzem a dolgozóimat, hogy betartsák a rendszereket?
Magyarázd el nekik az előnyöket és vond be őket a kialakításba. Jutalmazd azokat, akik gördülékenyen végrehajtják a folyamatokat.
- Mit tegyek, ha egy dolgozóm nem tartja be a szabályokat?
Először derítsd ki ennek az okát, és segíts neki áthidalni a nehézséget.
- Hogyan ellenőrizzem, hogy jól működnek-e a rendszerek?
Rendszeresen kérd a dolgozóid visszajelzését, és te magad is végezz ellenőrzéseket. Szükség esetén módosítsd a folyamatokat.
Sikert és boldogságot:
Lázár Csaba
